Ticari sicillerde elektronik dosyalama kanunu: hükümetin zamanla nasıl hareket ettiği
Giriş
Hollanda'da bir işi olan uluslararası müşterilere yardımcı olmak günlük uygulamamın bir parçası. Sonuçta, Hollanda bir iş yapmak için harika bir ülkedir, ancak dili öğrenmek veya Hollanda iş uygulamalarına alışmak yabancı şirketler için bazen karmaşık olabilir. Bu nedenle, bir yardım eli genellikle takdir edilir. Yardımımın kapsamı karmaşık görevlere yardımcı olmaktan Hollandalı yetkililerle iletişime yardımcı olmak arasında değişiyor. Son zamanlarda, bir müşteriden Hollanda Ticaret Odası'ndan bir mektupta tam olarak ne olduğunu açıklayan bir soru aldım. Bu basit, ancak önemli ve bilgilendirici mektup, mali tabloların dosyalanmasında sadece kısa bir süre içinde elektronik olarak mümkün olacak bir yenilikle ilgiliydi. Mektup, hükümetin zamanla hareket etme, elektronik veri alışverişinin avantajlarından yararlanma ve bu yıllık yinelenen süreci standart bir şekilde ele alma arzusunun bir sonucuydu. Bu nedenle mali tablolar, Besluit elektronische ile birlikte tanıtılan el kayıtlarında langs elektronische weg (ticari kayıtlarda elektronik dosyalama yasası) içinde yer alan 2016 veya 2017 mali yılından elektronik olarak yatırılmalıdır. yankı yapan el kayıtları (Ticari sicillerdeki elektronik dosyalama hakkında karar); ikincisi ek, ayrıntılı kurallar sağlar. Bir ağız dolusu, ama bu Yasa ve Karar tam olarak ne gerektiriyor?
O zaman ve şimdi
Daha önce, mali tablolar Ticaret Odasına hem elektronik hem de kağıt olarak yatırılabiliyordu. Hollanda Medeni Kanunu hala büyük ölçüde kağıt üzerindeki depozitoya dayanan hükümleri biliyor. Şu anda, bu yöntem modası geçmiş olarak görülebilir ve aslında bu gelişmenin daha önce ortaya çıkmamış olmasına biraz şaşırdım. Maliyet ve zaman açısından bakıldığında bu belgelerin elektronik olarak dosyalanmasına kıyasla mali tabloların kağıt üzerinde dosyalanmasının birçok dezavantajı olduğunu hayal etmek zor değil. Kağıt maliyetlerini ve yıllık beyannameleri kağıda dökmek ve bunları - kağıt üzerinde de - Ticaret Odasına sunmak için gereken maliyet ve zamanı düşünün; bu, daha sonra ortaya çıkan zaman ve maliyetlerden bahsetmeden, bu yazılı belgeleri işleme koymak zorundadır. Bir muhasebecinin bu (standartlaştırılmamış) mali tabloları taslağını veya doğrulamasını sağlarken Bu nedenle hükümet, bir veri kataloğuna (Hollanda Taksonomisi) dayalı olarak finansal bilgi ve belgelerin oluşturulması ve sunulması için standartlaştırılmış elektronik bir yöntem olan "SBR" yi (kısaca: Standart İş Raporu) kullanmayı önerdi. Bu katalog, mali tabloları oluşturmak için kullanılabilecek veri tanımlarını içerir. SBR yönteminin bir diğer avantajı, sadece şirket ile Ticaret Odası arasındaki veri alışverişinin basitleştirilmesi değil, aynı zamanda standardizasyon sonucunda üçüncü şahıslarla veri alışverişinin de kolaylaşacağıdır. Küçük şirketler, 2007'den beri SBR yöntemini kullanarak yıllık beyannameleri elektronik olarak sunabilirler. Orta ölçekli ve büyük işletmeler için bu olasılık 2015'te tanıtılmıştır.
Peki, ne zaman ve kimin için?
Hükümet, bu sorunun cevabının tipik bir “boyut meseleleri” örneği olduğunu açıkça belirtti. Küçük işletmeler, 2016 mali yılından itibaren finansal tabloları SBR aracılığıyla elektronik olarak sunmakla yükümlüdür. Alternatif olarak, finansal tabloları (taslak ve kendileri) sunan küçük işletmeler, 2014'ten beri faaliyette olan ücretsiz bir çevrimiçi hizmet olan “zelf deponeren jaarrekening” hizmeti aracılığıyla açıklamaları yatırma olanağına sahiptir. Bunun avantajı hizmet, “SBR uyumlu” bir yazılım satın almak zorunda kalmayacağınızdır. Orta ölçekli işletmelerin finansal tabloları 2017 mali yılından itibaren SBR aracılığıyla sunmaları gerekecektir. Ayrıca bu işletmeler için geçici, alternatif bir çevrimiçi hizmet (“opstellen jaarrekening”) tanıtılacaktır. Bu hizmet sayesinde orta ölçekli işletmeler finansal tabloları XBRL formatında hazırlayabilirler. Daha sonra bu ifadeler çevrimiçi bir portal aracılığıyla gönderilebilir (“Digipoort”). Bu, şirketin derhal “SBR uyumlu” yazılım satın alması gerekmeyeceği anlamına gelir. Bu hizmet geçici olacak ve 2017'den itibaren beş yıl sonra ele geçirilecek. Büyük işletmeler ve orta ölçekli grup yapılarının finansal tabloları henüz SBR üzerinden dosyalama zorunluluğu yoktur. Bunun nedeni, bu işletmelerin çok karmaşık bir dizi gereksinimle uğraşması gerektiğidir. Beklenti, bu işletmelerin 2019'dan itibaren SBR ile dosyalama veya belirli bir Avrupa biçiminde dosyalama arasında seçim yapma fırsatına sahip olmalarıdır.
İstisnasız kural yok
Herhangi bir istisna yapılmasaydı kural olmazdı. İki, kesin olmak gerekirse. Finansal tabloların dosyalanmasına ilişkin yeni kurallar, Handelsregisterbesluit 2008 (Ticari Sicil Kararı 2008) temelinde finansal belgeleri dosyalamakla yükümlü olan Hollanda dışında kayıtlı bir ofisi bulunan tüzel kişiler ve şirketler için geçerli değildir. Ticaret Odasında, bu belgelerin kayıtlı ofisin ülkesinde ifşa edilmesi gereken formda ve biçimde. İkinci istisna, Wft (Finansal Denetim Yasası) madde 1: 1'de tanımlanan ihraççılar ve ihraççıların kendileri olması durumunda bir ihraççının bağlı ortaklıkları için yapılır. İhraççı, menkul kıymet ihraç etmek isteyen veya menkul kıymet ihraç etmek isteyen herhangi bir kişidir.
Dikkat edilecek diğer noktalar
Yine de hepsi bu değil. Tüzel kişilerin kendileri için önem taşıyan bazı ek hususlara dikkat etmek gerekir. Bu hususlardan biri, tüzel kişiliğin yasaya uygun finansal tabloların dosyalanmasından sorumlu kalacağıdır. Diğerlerinin yanı sıra, bu, finansal tabloların tüzel kişinin finansal durumunu yeterince değerlendirebileceği bir içgörü oluşturabilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu nedenle her şirkete finansal tablolardaki verileri her zaman dosyalanmadan önce dikkatlice kontrol etmelerini tavsiye ederim. Son olarak, ifadeleri belirtilen şekilde dosyalamayı reddetmenin, Wet op de Economische Delicten (Ekonomik Suç Yasası) temelinde bir suç oluşturacağına dikkat edin. Yerine uygun olarak, SBR yöntemi ile oluşturulan finansal tabloların hissedarlar toplantısında bu beyanları oluşturmak için kullanılabileceği teyit edilmiştir. Bu hesaplar ayrıca, Hollanda Medeni Kanunu'nun 2: 393. maddesi uyarınca bir muhasebeci tarafından denetime tabi tutulabilir.
Sonuç
Ticari kayıtlarda elektronik dosyalama ve ilgili Karar ile ilgili Kanunun yürürlüğe girmesiyle, hükümet güzel bir ilerleme kaydetti. Sonuç olarak, şirket istisnalardan birinin kapsamına girmediği sürece, küçük ve orta ölçekli işletmelerin, 2016 ve 2017 yıllarından itibaren finansal tablolarını elektronik olarak yatırmaları zorunlu hale gelecektir. Avantajları çoktur. Yine de, tüm şirketlere, nihai sorumluluk hâlâ dosyalamak zorunda olan şirketlerin kendilerine ait olduğu ve şirket yöneticisi olarak, kesinlikle sonuçlarla uğraşmak istemediğiniz için fikirlerini sürdürmelerini tavsiye ediyorum.
İletişim
Bu makaleyi okuduktan sonra başka sorularınız veya yorumlarınız olursa, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Maxim Hodak, Avukat Law & More maxim.hodak@lawandmore.nl veya mr. Tom Meevis, avukat Law & More tom.meevis@lawandmore.nl aracılığıyla veya bizi +31 (0) 40-3690680 numaralı telefondan arayın.